100% quận huyện đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử

Theo Sở TT&TT thành phố Hà Nội, tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn toàn dưới dạng điện tử trong nội bộ các cơ quan nhà nước tại Hà Nội kết thúc năm 2012 đạt 50%. Trong đó, công văn, giấy mời dưới dạng điện tử của UBND thành phố đạt 80%, giấy mời, quyết định của các đơn vị gửi UBND thành phố đạt 90%.

Trong khi đó, tỷ lệ sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan nhà nước hiện chỉ đạt khoảng 20%.

Bà Kim Lan Hương, Trưởng phòng Ứng dụng CNTT - Sở TT&TT Hà Nội cho biết, tỷ lệ văn bản, tài liệu lưu trữ được số hóa phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin trong nội bộ các cơ quan đã đạt 100%. Còn tỷ lệ các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cấp dưới có thể liên thông gửi nhận văn bản điện tử với nhau đạt 10%.

Đối với việc trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc với tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thì tỷ lệ hồ sơ văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử đạt 20%. Trên bình diện cả nước, tỷ lệ này mới đạt chưa đến 10%.

Đặc biệt, đến hết năm 2012, 100% các UBND quận, huyện của Hà Nội đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp trên môi trường mạng. 82% văn bản đi/ đến của các Sở, ban,  ngành và 74% của UBND quận, huyện được lưu trữ trên phần mềm, trong đó, 12/28 Sở, ban, ngành và 15/29 UBND quận, huyện, thị xã đã lưu trữ 100% văn bản của đơn vị; 8/28 Sở, ngành và 12/29 UBND quận, huyện, thị xã đã tích hợp phần mềm quản lý văn bản điện tử lên trang Thông tin điện tử.

Bên cạnh đó, 8/28 Sở, ban, ngành và 15/29 UBND quận, huyện, thị xã cũng đã triển khai ứng dụng quản lý văn bản tới các đơn vị cấp dưới trực thuộc để nhận văn bản đến và ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

Theo khảo sát của Sở T&TT Hà Nội, tỷ lệ lãnh đạo, cán bộ công chức sử dụng tốt phần mềm quản lý văn bản điện tử ở khối Sở, ngành đã đạt 79%. Với khối quận, huyện, tỷ lệ này là 47%.

Đại diện Sở TT&TT thành phố cho biết, việc sử dụng văn bản điện tử giờ đây đã trở thành hoạt động không thể thiếu và nếu phần mềm quản lý văn bản có trục trặc thì gần như mọi công việc đều bị ngưng trệ.

Tại nhiều cơ quan, cán bộ phải truy cập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp ít nhất 2 lần mỗi ngày, đồng thời việc giao việc, xử lý văn bản và hồ sơ công việc trên mạng và chỉ nhận kết quả công việc thông qua phần mềm này cũng đã khiến cán bộ không thể không sử dụng văn bản điện tử.

Tiên phong trong sử dụng chữ ký điện tử

Văn phòng UBND thành phố Hà Nội hiện là 1 trong những đơn vị đầu tiên trong cả nước sử dụng văn bản điện tử thay thế hoàn toàn văn bản giấy tờ truyền thống. Điều khác biệt so với nhiều địa phương khác là Hà Nội đã tiên phong sử dụng chữ ký điện tử, giúp cho việc sử dụng văn bản điện tử có giá trị pháp lý như sử dụng giầy tờ truyền thống. Nhờ vậy mà đã khắc phục được tình trạng sử dụng văn bản điện tử nửa vời, vừa phải sử dụng văn bản điện tử, song vẫn phải sử dụng văn bản giấy, gây tốn kém, lãng phí.

Đến nay, 100% các Sở, ban, ngành, quận, huyện đã được triển khai chữ ký số để nhận và gửi văn bản tới UBND thành phố, và để gửi tới các cơ quan khác của thành phố.

Nhờ vậy mà các loại văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, kế hoạch, thông báo của UBND thành phố, công văn, giấy mời, văn bản sao lục của Văn phòng UBND thành phố đều chỉ cần dùng bản điện tử mà không cần dùng bản giấy.

Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí in ấn, mà còn tạo nên môi trường làm việc qua mạng hiện đại, nhanh chóng.

Tỷ lệ các văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, giấy mời của UBND thành phố, kế hoạch, thông báo của UBND thành phố, văn bản chỉ đạo điều hành của UBND thành phố sử dụng chữ ký điện tử hiện đã lên đến 100%.

Việc sử dụng văn bản điện tử của thành phố Hà Nội trong năm 2012 còn khiến cả nước bất ngờ khi trở thành địa phương đầu tiên trang bị máy tính bảng iPad cho các đại biểu hội đồng nhân dân. Thiết bị hiện đại này đã giúp các đại biểu có phương tiện làm việc qua mạng, đồng thời từng bước bỏ dần việc gửi tài liệu bằng văn bản giấy tờ qua đường bưu điện. Trước đây, mỗi một kỳ họp, văn bản tài liệu phát cho mỗi người trên một chục kg, còn chi phí gửi tài liệu qua bưu điện cũng lên đến hàng trăm triệu đồng.

Cát cứ dữ liệu - bài toán khó có lời giải

Tuy đã đạt được một số kết quả nhất định trong ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử, song bà Kim Lan Hương, Trưởng phòng Ứng dụng CNTT - Sở TT&TT Hà Nội cũng nhận định, tại nhiều cơ quan của thành phố, việc sử dụng phần mềm này vẫn chưa phát huy hết hiệu quả. Nhiều cơ quan chỉ sử dụng chức năng nhận, gửi công văn đi, đến, trong khi việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu điện tử hay điều hành công việc qua mạng chưa được sử dụng nhiều.

Bên cạnh đó, việc tích hợp, kết nối dữ liệu điện tử giữa các phần mềm ứng dụng cũng là một bài toán nan giải ở Hà Nội.

Theo một khảo sát được Viện Công nghiệp Phần mềm & Nội dung số, Bộ TT&TT được thực hiện tại một số cơ quan nhà nước tại Hà Nội trong năm 2012, tình trạng cát cứ dữ liệu, không cho chia sẻ thông tin giữa các phần mềm quản lý khá phổ biến.

Để khắc phục tình trạng này, Sở TT&TT đang hoàn thiện Chỉ thị tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước của thành phố, quy chế vận hành trung tâm dữ liệu, hướng dẫn về Cơ quan điện tử, các tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước. Tuy vậy, để giải quyết triệt để tình trạng cát cứ dữ liệu, khó tích hợp, kết nối giữa các phần mềm ứng dụng thì một mình Hà Nội không thể làm được. Mà đó là bài toán chuẩn dữ liệu quốc gia, cần sự vào cuộc của cơ quan quản lý cao nhất.

Còn trong năm 2013, thành phố Hà Nội đặt mục tiêu đưa tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử trong nội bộ các cơ quan nhà nước lên 60%. Trong đó, công văn, giấy mời dưới dạng điện tử của UBND thành phố sẽ đạt 100%, giấy mời, quyết định của các đơn vị gửi UBND thành phố cũng sẽ đạt 100%.

Bên cạnh đó, tỷ lệ văn bản, tài liệu lưu trữ được số hóa phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin trong nội bộ các cơ quan sẽ đạt 100%. Còn tỷ lệ các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cấp dưới có thể liên thông gửi nhận văn bản điện tử với nhau sẽ đạt 30%.

Đối với việc trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc với tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thì tỷ lệ hồ sơ văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử đạt 30% khi kết thúc năm 2013…

Theo taichinhdientu.vn