Việc Chính phủ chính thức công nhận lưu trữ điện tử sẽ giảm dần hiện trạng các cơ quan, tổ chức phải lo "cắt đất", đầu tư chi phí xây dựng và bảo quản kho lưu trữ dữ liệu giấy. Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành có hiệu lực từ ngày 1/3/2013, tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị như bản gốc nếu bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn, xác thực của thông tin trong tài liệu điện tử, và cho phép truy cập, sử dụng thông tin trong tài liệu điện tử dưới dạng hoàn chỉnh.

Tài liệu lưu trữ điện tử phải được lập hồ sơ, bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật CNTT trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử (lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng CNTT nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc).

Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. Phương tiện lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Nghiêm cấm các hành vi: Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử; Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Nghị định số 01/2013 cũng tạo điều kiện để phát triển mạnh mẽ hơn 2 loại hình dịch vụ là chứng thực - chữ ký số và số hóa tài liệu. Bởi theo Nghị định này, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải chữ ký số đối với tài liệu số hóa; mặt khác, khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của mình.

Chính phủ đã giao Bộ Nội vụ và Bộ TT&TT quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Bộ Nội vụ còn chịu trách nhiệm quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Các đơn vị, bộ phận chuyên trách CNTT của các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo về ứng dụng CNTT đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động hệ thống quản lý tài liệu điện tử.