Cụ thể, các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ mỗi cơ quan: giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; từng bước ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử đến cấp xã, phường tại các địa phương.
Trong những năm qua, để phục vụ tốt cho việc sử dụng văn bản điện tử cho các cơ quan nhà nước trên địa bàn Thành phố, Hà Nội đã tập trung đầu tư trang thiết bị, hạ tầng CNTT, nâng cấp, xây dựng mới các trang thông tin điện tử cho các đơn vị. Đồng thời, triển khai các giải pháp ứng dụng phù hợp như: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, thư điện tử, phần mềm "một cửa" ; tập huấn đào tạo CNTT và truyền thông nhằm phục vụ tốt nhu cầu thông tin cho tổ chức và công dân. Với mục đích ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành của các cơ quan nhà nước, phục vụ đắc lực các mục tiêu, chương trình cải cách hành chính. Hiện nay, phần lớn các cơ quan nhà nước trực thuộc UBND Thành phố đều có mạng LAN và được kết nối sử dụng internet.
Nhằm thúc đẩy việc sử dụng văn bản điện tử thay dần văn bản giấy, trong năm 2011 Thành phố Hà Nộ đã có công văn số 7745/UBND-HCTC ngày 12/9/2011 về ứng dụng chữ ký số trong giao dịch hành chính điện tử của Thành phố và Công văn số 1616/UBND-HCB ngày 12/3/2012 về ứng dụng văn bản điện tử trong giao dịch hành chính của thành phố Hà Nội. Sau 1 năm triển khai, hoạt động gửi nhận văn bản điện tử đã dần đi vào nề nếp, mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các đơn vị trực thuộc UBND TP.
Hà Nội là một trong những địa phương đi đầu trong công tác triển khai sâu, rộng việc ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nước gắn với CCHC hướng tới Chính phủ điện tử; triển khai có hiệu quả phần mềm quản lý và điều hành qua mạng; tăng cường sử dụng thư điện tử; tổ chức đào tạo kiến thức, kỹ năng sử dụng máy tính, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin…. Năm 2012, Hà Nội đã tổ chức khóa bồi dưỡng, tập huấn kiến thức về xây dựng chính phủ điện tử nói chung, phát triển chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong bộ máy chính quyền của Thành phố nói riêng cho lãnh đạo của Thành ủy Thành phố Hà Nội, lãnh đạo các Sở, ban, ngành, quận huyện. Ngoài ra, khóa học cũng cung cấp những kiến thức cơ bản cho học viên về kỹ năng ứng dụng một số phần miền xử lý văn bản.
Bên cạnh đó, Hà Nội cũng có nhiều biện pháp đẩy mạnh việc cung cấp thông tin trên Cổnggiao tiếp điện tử Hà Nội, đồng thời chỉ đạo quyết liệt việc đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; việc đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến. Thành phố cũng chỉ đạo thủ trưởng các sở, ban, ngành; chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã và các đơn vị trực thuộc Thành phố khai thác, sử dụng hòm thư điện tử @hanoi.gov.vn được cấp trên hệ thống thư điện tử Thành phố vào trao đổi công việc; các cơ quan chưa thực hiện phối hợp với Văn phòng UBND Thành phố cần đăng ký để được cấp và đưa vào khai thác, sử dụng theo đúng quy định.
Thành phố Hà Nội đã yêu cầu đẩy mạnh hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử có chữ ký điện tử trong xử lý văn bản nội bộ của cơ quan và trong giao dịch hành chính Thành phố với cơ quan nhà nước thuộc Thành phố, đảm bảo từng cơ quan đạt mục tiêu: tỷ lệ bản phát hành được giao dịch trên môi trường mạng trong năm 2012 là 60% và trong năm 2013 là 80%; từng bước triển khai đến cấp xã, phường, thị trấn.
Các văn bản yêu cầu gửi văn bản điện tử trong giao dịch hành chính Thành phố gồm: văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, báo cáo, thông báo, tờ trình, kế hoạch, công văn, giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp, văn bản để biết, để báo cáo chỉ gửi văn bản điện tử có chữ ký điện tử, không gửi văn bản giấy.
Nhìn chung, việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn Thành phố trong thời gian qua đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận. Góp phần thực hiện tốt hơn nữa trong công tác ứng dụng CNTT trong điều hành tác nghiệp tại cơ quan công quyền của Thành phố, thời gian tới Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội sẽ tăng cường công tác đào tạo nhân lực CNTT, đồng thời tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho CBCC về tầm quan trọng của việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc để góp phần thực hiện nội dung Chỉ thị số15/CT-TTg của Thủ tướng chính phủ./.
Theo ict-hanoi.gov.vn
.JPG)
